По роду своей работы и по душевной склонности я регулярно готовлю к изданию разнообразнейшую печатную разность: книги, журналы, буклеты etc. Основа основ любой печатной публикации – текст. Я люблю тексты, а еще больше – текстовый редактор, в коем они готовятся. А что остается делать, ежели все работают с Word-ом? Ну и уж вовсе без ума – от авторов, которые сии тексты приносят…

Не может автор жить покоем…

Как всякое сильное чувство, эта любовь находится в одном шаге от ненависти… Не к авторам, конечно, упаси Боже… А всего лишь – к их героическим попыткам сделать за меня мою работу, не выполняя при этом то, что они реально могли бы сделать при подготовке к рождению своего родимого дитяти… в виде статьи или книги.

Вот уже шесть лет я бессчетное количество раз рассказываю авторам о том, что и как нужно делать, а еще чаще – чего не нужно делать при подготовке текста к верстке. В конце концов мне надоело напрягаться, каждый раз видя перед собой счастливое, потом серьезное, а потом все более и более мрачнеющее лицо автора, которому простыми и понятными словами приходилось объяснять, что все им написанное – просто великолепно, но из этого совершенно невозможно в приемлемые сроки сделать нормальную статью, книгу (нужное подчеркнуть), потому что формат текста и рисунков не лезет ни в какие ворота, не говоря уже о рамках.

Посему – к чему и шло – я в конце концов решил письменно изложить критичную, по моему мнению, информацию о подготовке материалов к печати и предлагать ее, по возможности, потенциальным авторам вроде прививки еще до того, как у них «рука потянется к перу»…

Сразу скажу – эффект есть. И это радует, потому что, во-первых, – и это главное! – я сохраняю хорошие отношения с авторами, и, во-вторых, мне как редактору и верстальщику приходится делать намного меньше работы, готовя издание к печати.

Если хочешь писать, спроси меня, как…

Строго говоря, первым и необходимейшим этапом подготовки любого материала в печатное издание (книга, журнал – без разницы) есть разговор по душам с дизайнером-верстальщиком, который подскажет, как грамотно подготовить текст и иллюстративный материал: нюансов – масса, и невозможно их описать в одной статье. Это пожелание ни в коем случае не следует рассматривать как попытку облегчить жизнь верстальщику (хотя, чего греха таить, грамотно подготовленный к верстке текст весьма ускоряет работу). Главная причина в том, что неструктурированный, не размеченный стилями текст (о стилях – чуть ниже) временами просто невозможно понять без того, чтобы не усаживать рядом с собой автора и буквально по абзацу уточнять у него, к какому уровню структуры относится тот или иной фрагмент.

Если же автор недоступен, а редактор (буде таковой имеется) сам не знает, где и что должно быть, приходится делать разметку текста только на основе собственных догадок (особенно – если отсутствует распечатка) и понимания его смысла. Оставив в стороне крамольный вопрос – кто за что получает деньги, отмечу, что результаты такой интерпретации текста могут быть настолько причудливыми, что автор в итоге временами не может узнать «родное дитя» и с пеной у рта бежит объясняться к руководству. А что объясняться, если он [автор] собственноручно заложил эту бомбу тем, что не структурировал текст изначально? Или, в крайнем случае, не предоставил распечатки?

Структура – мать авторов наших…

Посему, первое, на что следует обратить внимание, – разметить текст стилями, соответствующими иерархии структуры текста. Как правило, авторы статей пытаются делать не структурное форматирование (т.е. – с помощью стилей), а визуальное (например, используя стиль «Обычный», делают его жирным и более крупного кегля для заголовков).

Этого делать ни в коем случае нельзя! Если автор понимает, что и в какой последовательности он хочет сказать, то ему будет нетрудно структурировать текст. Сделать это совсем несложно – слева вверху (как правило, во второй строке меню Word) находится раскрывающийся список, в котором видны названия стилей (Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, Название рисунка и т.д.). А дальше – проще простого – устанавливаем курсор в пределах нужного абзаца – и назначаем ему стиль через это меню (см .рис.).

Обратите внимание, что в нашем примере каждый стиль уровня заголовков имеет свой цвет (как это сделать – чуть ниже). Это – весьма полезный прием, который позволяет быстро и наглядно отследить структуру текста и, при необходимости, быстро ее скорректировать. Например, если в тексте есть главы, разделы, подразделы и т.д., то следует выстроить структуру примерно так:

• названия глав – стиль «Заголовок 1»,
• названия разделов – стиль «Заголовок 2»,
• названия подразделов – стиль «Заголовок 3»,
• основной текст – стиль «Обычный»,
• списки – стиль «Маркированный список»,
• для подписей под иллюстрациями – стиль «Название рисунка»
• и т.д.

То есть – для равных по уровню значимости или функциональности элементов текста – один и тот же стиль. И чем последовательнее применяется этот принцип, тем лучше.

А самое интересное – лучше не столько для верстальщика, сколько для самого автора. Хотя бы тем, что после расстановки стилей он получает возможность свободной навигации по объемному тексту и автоматического создания оглавления. Если в списке стилей нет необходимого, то его проще простого создать «не отходя от кассы» (см. рис.).

Для этого нужно выбрать в меню Word следующую последовательность действий: Формат - Стиль. Появится диалоговое окно – нажмите «Создать…», дайте значимое имя стилю (например, «Название рисунка»), назначьте ему фонт, размер, цвет шрифта – и все!

Обычно при создании стилей их атрибуты определяются, опираясь на стиль основного текста. Например, стиль «Обычный» в нашем тексте имеет такие атрибуты: Times New Roman, 12, светлый, прямой.

Тогда другие стили могут выглядеть таким образом (при этом определять стили нужно, как бы «расходясь» от основного: «вверх» – к стилям заголовков, и «вниз» – к другим элементам текста). Очень важно внимательно отследить, сколько уровней рубрикации в нашем тексте, то есть, сколько уровней заголовков нам понадобится. Чаще всего таких уровней два-три, но бывает и больше.

Допустим, у нас три уровня рубрикации, в тексте есть рисунки, маркированные списки и таблицы.

Начинаем идти по порядку «вверх», от самого близкого к основному тексту уровня рубрикации (в данном случае – это «Заголовок 3»):

• Заголовок 3: Arial, 12, светлый, прямой, обычный регистр. Отбивка перед абзацем 6 пунктов, после абзаца – 3 пункта.
• Заголовок 2: Arial, 12, полужирный, прямой, обычный регистр. Отбивка перед абзацем 6 пунктов, после абзаца – 3 пункта.
• ЗАГОЛОВОК 1: ARIAL, 14, ПОЛУЖИРНЫЙ, ПРЯМОЙ, ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, с новой страницы. Отбивка перед абзацем отсутствует, после абзаца – 12 пунктов

Все, мы на самом «верху». Теперь возвратимся к стилю основного текста и пойдем от него «вниз», к другим элементам:

• Текст таблицы: Times, 10, прямой светлый, выравнивание (выключка) влево.
• Название рисунка: Times, 10, прямой светлый, выравнивание (выключка) по центру.
• Маркированный список: Times, 12, прямой светлый, выравнивание (выключка) по ширине, установлен знак отметки пункта.

И так далее, пока все элементы текста не будут иметь назначенные стили. Обратите внимание, что для стилей заголовков применен беззасечный шрифт Arial, а для основного текста и элементов «под ним» – засечный шрифт Times New Roman, причем для подписей к рисункам и таблицам используется шрифт кеглем на два пункта меньше основного текста. Это – общепринятый метод разметки, и имеет смысл его придерживаться. Принято считать, что засечки как бы «ведут взгляд» по тексту и помогают нормальному его восприятию. А насыщенный контур беззасечных гарнитур помогает находить элементы рубрикации и быстро ориентироваться в тексте.

В общем-то, на этапе первичного набора текста не так важно, какого цвета, размера и начертания в этом стиле шрифт. Главное – чтобы стиль был присвоен! При верстке свойства шрифта и абзацев будут многократно изменяться, подбираться под конкретное издание. И если стиль данному фрагменту текста назначен, то работа намного упрощается. В противном случае приходится тратить массу времени на исправления..

Если подходить уж совсем серьезно, то лучше всего для верстки не использовать встроенные стили Word, а только созданные пользователем. Причина проста – встроенные стили есть везде (их, кстати, невозможно удалить), но не везде – что естественно – они совпадают по виду с теми, что на вашей машине. Поэтому дивно размеченный на вашем компьютере текст на другой машине может выглядеть как хронометр после кувалды…

Излишества – вредны…

В тексте не должно быть двойных пробелов и двойных абзацев (пустых строк). Все необходимое форматирование (расстояние между разделами, например) можно задавать с помощью тех же стилей, просто установив для стиля заголовка отступы (отбивки) перед и после абзаца.

Еще раз – каждый фрагмент текста должен иметь присвоенный стиль!

Строки заголовков не следует разбивать никаким способом, тем более – абзацным разрывом. Следует вообще решительно отказаться от любых попыток визуального форматирования: все равно при верстке форматирование будет делаться в соответствии со стандартами конкретного издания.

Естественно, можно – и нужно! – делать необходимые смысловые выделения полужирным и курсивным начертанием в самом тексте, они при верстке будут сохраняться.

Очень не рекомендую выделять текст подчеркиванием – опытный верстальщик все равно заменит подчеркивание другим видом выделения, поскольку подчеркивания зрительно засоряют страницу и мешают нормальному восприятию материала.

Сочтем мы знаки в текстах совершенных…

Важный вопрос – объем текста (количество знаков) для верстки.

Посчитать количество знаков в материале или в выделенном фрагменте очень просто: в меню Word выберите Сервис - Статистика… (см. рис.)

И смотрите, сколько знаков с пробелами (пробел, между прочим, такой же типографский знак, как и любая буква или знак препинания) у нас в тексте.

Представим ситуацию, когда под статью в журнале отведено при разметке, например, две страницы, а автор дает текст объемом 20 тысяч знаков (естественно, с пробелами) да еще и парочку иллюстраций размером в треть страницы каждая.

Не боясь ошибиться, можно уверенно прогнозировать казнь египетскую для верстальщика, который попытается втиснуть этот текст в отведенное пространство, или неслабый скандальчик при попытке объяснить автору, что его материал несколько (!) великоват.

Избежать ситуации, когда текст «не влезает» в предусмотренные рамки, очень легко: обратите внимание на таблицу, в которой представлены примерные объемы текста в зависимости от формата страницы, начертания и размера шрифта.

Я сознательно пользуюсь в таблице не общепринятыми типографскими форматами (например, 84х108/32), а привычными большинству пользователей наименованиями форматов бумаги А4 (ориентировочный размер заполненного текстом пространства – 17 x 24 = 400 см²) и А5 (ориентировочный размер заполненного текстом пространства – 12 x 17 = 200 см²; кстати, формат А5 примерно соответствует типографскому формату 84х108/32) .

Повторюсь – данные цифры ориентировочны: приемлемый разброс количества символов на страницу может составлять ±10% от указанного.

Но при любом раскладе лучше, чтобы количество символов было немного меньше – «разогнать» набор гораздо проще, чем судорожно сжимать текст.

… сочтем картинки взором восхищенным…

Если в тексте предусмотрены иллюстрации, нет ничего проще посчитать, на какое количество символов следует уменьшить объем текста, чтобы уложиться в расчетные рамки.

Например, под верстку издания отведено 4 страницы, формат издания А4, фонт Times New Roman, величина кегля – 12. В тексте предусматривается три иллюстрации (рисунки или диаграммы) размерами 8х15, 12х16, 14х16 сантиметров соответственно.

Начинаем считать: из таблицы видим, что на одну страницу при данных фонте и кегле приходится 3600 знаков. Страниц у нас – 4, следовательно, «чистого» текста на такое количество страниц можно «втиснуть» 3 600 х 4 = 14 500 знаков.

При этом общая площадь, занимаемая под размещение текста и иллюстраций, составит 400 см² х 4 = 1 600 см².

Но у есть еще и иллюстрации. Их площадь 8х15=120, 12х16=192, 14х16 = 224.

То есть 120 + 192 + 224 = 540 см².

Считаем, сколько процентов общей площади публикации займет у нас иллюстративный материал: 536 / 1 600 х 100 = 33%, т.е., иллюстрации займут примерно треть страничного пространства этой публикации. На столько же мы должны теперь уменьшить количество символов: 33% от 14 500 составит примерно 4 500 знаков. Итого: 14500–4500=10000 знаков.

Не следует забывать также, что в тексте должны быть заголовки, подзаголовки и прочая разметка, набираемые более крупным кеглем. Это – еще минус примерно 5% страничного пространства. Следовательно, 9 500. Это и будет искомым количеством символов, чтобы при верстке текст и иллюстрации можно было разместить разумно и привлекательно.

Как написать текст такого объема – это уже задача автора. И я благоговейно отступаю перед таинством творческого порыва…

Размером – 9 500 знаков…

Можно, конечно, подсказать автору, что выстраданные фразы вовсе не обязательно выдирать с корнем, проще, возможно, просто уменьшить размер иллюстраций… Или вообще отказаться от некоторых из них. Хотя последнее лично у меня всегда вызывает чувство внутреннего сопротивления – все же лучше, если в материале есть графика (в разумных количествах, конечно): одна хорошая диаграмма может заменить страницу текста.

Само собой разумеется, что, пользуясь данными таблицы и предложенной методикой, очень просто сделать и обратный расчет, а именно: определить, сколько страниц может занять в верстке уже подготовленный материал (текст и иллюстрации). Для этого достаточно реальное количество символов текста (Сервис - Статистика...!) поделить на табличную величину для выбранного формата и шрифта, а затем добавить к полученному примерную площадь иллюстраций в долях страницы.

В нашем примере: 9 500 / 3 600 = 2,5 с.

Чтобы определить количество страниц для иллюстраций, разделим площадь всех иллюстраций на площадь одной страницы: 536 / 400 = 1,5 с.

Сложив количество страниц текста и иллюстраций (2,5 + 1,5), получим искомое – 4 с.

И рамочки кровавые в глазах…

Многие неофиты Word, страх как любят использовать при наборе текста фреймы, в просторечии именуемые рамочками.

Я более чем уверен, что если и есть специализированный ад для верстальщиков, то котлы там топятся именно обломками фреймов, которые он [верстальщик] с жуткими проклятиями выкидывал из текста, переданного для верстки.

Дело в том, что после удаления фреймов (рамок) находящийся в них текст может внезапно попасть (и попадает!) в то место, где, по мысли автора, быть ему ну уж никак не положено (см. рис.).

Но верстальщик – не экстрасенс, поэтому (если у него есть совесть и время) он, долго и злобно чертыхаясь, перечитывает материал, пытаясь сообразить, куда относится фрагмент текста из фрейма, а если хотя бы один из двух компонентов (совесть или время) отсутствует – просто оставляет текст там, где он оказался после удаления фрейма.

Устраивает ли такое решение автора – вопрос риторический.

Посему все фреймы (рамки) необходимо убрать и оставить текст в чистом виде или в таблицах.

Сделайте мне красиво…

Еще одним (и весьма горючим!) топливом для адских котлов послужат, без сомнения, всякие стрелочки, картиночки, звездочки и мордочки, которые восхищенные возможностью “творить красоту” авторы статей ничтоже сумняшеся кладут прямо поверх основного текста.

Если в тексте должны быть иллюстрации, настоятельно рекомендую:

• Первое – и главное! – посоветоваться с дизайнером, как необходимо готовить иллюстрации. Если этого не сделать, зачастую все приходится переделывать «с нуля», т.к. требования типографии подчас весьма специфичны и дизайнер их знает, а автор – нет;
• Если графика готовится в Word (что, вообще-то, нежелательно, но, что поделать, нет в мире совершенства…) все объекты должны быть внутри единого объекта «Рисунок Microsoft Word», иначе при малейшем сдвиге границ страницы, неизбежном при работе с документом, объекты смещаются непредсказуемо и бывает сложно понять, что где находилось. Создать этот требуемый объект весьма просто: Вставка > Объект… В диалоговом окне выбрать тип объекта «Рисунок Microsoft Word». После этого откроется новое окно для рисунка. Вот именно в этом окне и нужно творить. После закрытия окна рисунка в тексте появится новый объект, который уже не будет разваливаться на части при попадании на границу страницы. Как это происходит, показано на рис.
  
  Вверху слева на голубом фоне два рисунка: зеленый – собран в объект «Рисунок Microsoft Word», желтый – состоит из свободно расположенных поверх текста отдельных элементов. Как только “свободный” рисунок попадает на границу страницы, начинаются всякие непредсказуемые фокусы, “объектный” же рисунок тихо-мирно переходит на следующую страницу целиком, не распадаясь на составляющие. Еще один вариант – “накид” «свободного» рисунка поверх добавляемого текста (внизу справа на рис. выше). Думаю, приведенных примеров достаточно, чтобы убедить авторов помещать всю графику в единые объекты – и при любых изменениях текста выстраданный рисунок останется в целости и сохранности к вящей славе издательского дела…
• Желательно, по возможности, вообще ничего не рисовать в Word, а только ставить ссылки на имена файлов рисунков (стиль «Название рисунка»!!!), подготовленные другими графическими редакторами (Corel Draw!, PhotoShop, Illustrator etс.)
• При передаче материала в верстку необходимо приложить подписанную автором распечатку рисунка или графика: очень часто из-за различающихся шрифтов и смещения по этой причине объектов совершенно невозможно разобраться – а что, собственно, автор хотел изобразить. В этой ситуации распечатка – единственный способ восстановить рисунок;
• Идеальным решением следует признать такое – автор от руки, не тратя времени на мороку с рисованием на компьютере (чему он, кстати, и не обучен), делает рисунок и передает его верстальщику с необходимыми комментариями. А уж тот, в соответствии с требованиями типографии и стилистикой издания, готовит необходимый иллюстративный материал.

И еще раз – о главном: советуйтесь с дизайнером, он всегда подскажет, даст грамотный совет, как следует поступить в том или ином случае.

Что в подписи тебе моей

Весьма нескучным бывает подчас процесс обработки переданных в верстку иллюстраций.

Все «твердые» иллюстративные материалы (фото, графики, рисунки и т.д.) следует предоставлять только в оригинале. Общий принцип таков – чем на более раннем этапе подготовки иллюстрации материал попадает в руки профессионала – тем лучше. Если это график, то следует предоставить таблицу с цифровыми данными и эскиз желаемого изображения, т.к. часто диаграммы приходится перестраивать заново, или выполненный черной тушью рисунок, если фото – снимок большого формата или слайд, ну и так далее.

Нет ничего хуже, чем переданная в верстку насыщенная полутонами фотография… переснятая на ксероксе. В принципе, верстальщик может закинуть в верстку и такую копию вместо оригинала, но уж тогда за качество картинки – не взыщите.

Настоятельно рекомендую авторам ничего не сканировать самим: все равно в 90% случаев приходится переделывать.

Сильные духом…

Все иллюстрации должны быть подписаны карандашом на обороте. Чем подробнее подпись – тем лучше: лишнюю информацию можно потом сократить, но недостающая может быть критична. Если на фото – люди, обязательно: фамилия, имя, отчество ПОЛНОСТЬЮ! Хороший пример, когда указывают только инициалы вместо полного имени и отчества: если подпись требует полного объяснения, то как расшифромвать, например, Н.Н. – то ли Николай Наумович, то ли Никодим Несторович?

Обязательно должно быть полное и точное название должности и организации на языке оригинала.

Если на снимке – событие, то обязательно: место и время съемки (город, организация и т.д.), что происходит, кто и что делает на снимке. Все аббревиатуры обязательно расшифровать.

Подпись на обороте фотографии, которую с благодарностью и добрым словом (про себя, как минимум) примет верстальщик, должна выглядеть так: «Киев, Издательско-полиграфический центр «Политехника» Национального технического университета Украины «Киевский политехнический институт» (НТУУ КПИ), 11 марта 2002 р. Начальник отдела компьютерной верстки Сергей Горбачев разъясняет подчиненным смысл жизни на примере издательского пакета QuarkXPress».

Еще раз повторю – не стесняйтесь в подписи под фото давать как можно больше информации, поверьте, лишним не будет, зато убережет от неприятных объяснений с ректором родимого вуза, который в вашей статье из Николаевича вдруг превращается в Несторовича. Ситуация, прямо скажем, не для слабых духом.

Во многой WORDости – много печали…

Что касается подписей под графиками, названий таблиц и иллюстраций, то очень рекомендую использовать пораздельную составную нумерацию. То есть, если таблица 2 находится в главе 4, разделе 3, подразделе 5, то имя ей должно быть «Таблица 4.3.5.2». Конечно, такая нумерация может показаться заумной, и при небольшом количестве таблиц и иллюстраций проще применять обычную сквозную нумерацию («Таблица 5», «Таблица 8» и т.д.).

Но представьте себе объем работы, когда при сотне таблиц автору вдруг захотелось вставить еще одну. И в первой главе. И все эти таблицы нужно перенумеровать… Мало не покажется. При предложенной схеме перенумеровывать придется только один подраздел.

Конечно, в Word-е есть автонумерация таблиц и рисунков, и вставленная таблица или рисунок не только получит свой номер, но и сдвинет нумерацию всех последующих на единицу. Хорошо, правда? Как сказать… Особенно, если учесть, что после этого придется внимательнейшим образом просматривать материал (а это подчас – не одна сотня страниц), чтобы изменить в тексте все соответствующие ссылки на таблицы и рисунки. От души – не рекомендую, поскольку следствием этого будет такая головная боль, что и Пилату не снилась (см. «Мастер и Маргарита», гл. 2)…

И дело даже не в том, что ссылки на таблицы и рисунки нужно править после каждой новой вставки или удаления. Проблема в том, что Word, вообще-то «слишком умный» и может невзначай сотворить чего-нибудь самостоятельно, и нумерация «поедет». А потом – ищи-свищи, где именно это произошло... Нет, уж, слуга покорный! Лучше – ручками… Вообще-то, «интеллектуальный» Word – тема отдельной и суровой поэмы, пардон, статьи... Но – не будем сейчас о печальном... Как-нибудь – в другой раз.

Не мог он TIFa от JPEGa…

Если нет «твердой» копии фото, электронную версию следует передавать в *.TIF максимально возможного разрешения и глубины цветопередачи (300 dpi, CMYK, без компрессии).

Не нужно пытаться сжимать файл в JPEG для уменьшения объема. Потеря качества при этом может быть для полиграфии совершенно невосполнимой. Если этот пункт непонятен, повторю еще раз: посоветуйтесь с профессионалом.

Для тех, кто не верит на слово – простенький пример.

Оба фото, на первый взгляд, вполне нормального качества: верхнее из них подготовлено для полиграфии дизайнером в формате *.TIF, нижнее – передано электронной почтой в формате *.JPG.

Но при печати проявится разница в качестве, заметная даже при минимальном увеличении (см. увеличенные элементы).

И в заключение. Не так страшен стиль…

Во-первых, разобраться со стилями совсем не сложно. Потратив полчасика на освоение этого, в общем-то, простого дела, вы получите в свое распоряжение мощнейшее средство структурирования текста, которое, помимо всего прочего, поможет вам же ориентироваться в объемном материале.

Во-вторых, я далек от мысли указывать авторам статей, что, о чем и как им писать. Цель этой статьи – актуализировать простую мысль о том, что каждый должен заниматься своим делом: автор – писать, верстальщик – верстать. Но если автор хочет видеть свой труд прилично и профессионально изданным, он должен понимать, что существуют определенные требования подготовки изданий, и игнорировать их – в конечном счете – себе дороже.

В-третьих, никакая книга, даже многотомная энциклопедия, не в состоянии отразить все нюансы издательского дела. Да и нужно ли забивать ими голову, например, биологу, экономисту или филологу?

Посему – если готовите публикацию для печати, не поленитесь, посоветуйтесь с профессионалом-верстальщиком, он обязательно подскажет, сформулирует, поможет в подготовке. Тем более, что это – в его же интересах.

За сим – со всевозможнейшим уважением и уверениями в совершеннейшем к вам почтении, Сергей Горбачев, начальник отдела компьютерной верстки издательства «Политехника» Национального технического университета Украины «Киевский политехнический институт»